بعض الأشياء التي تعتقد أنّها ستكون بسيطة ينتهي بها الأمر إلى التعقيد حقاً. جوجل Google يعرف كلّ هذا جيّداً، وهذا هو السبب في أنه طرح تقويم جوجل أو جوجل كالندر Google Calendar والكثير من الميّزات الرائعة التي تتوافق معه.
على الرغم من أنّ بعض الميزات في أحدث إصدار من تقويم جوجل ليست جديدة، فقد تغيّرت إلى حدّ ما.
لا تزال هناك ميّزات أخرى قد لا تعرفها على الإطلاق.
دعنا نراجعها جميعاً لنجعل حياتك أسهل قليلاً.
يأتي تقويم جوجل مع عنوان جيميل Gmail الشخصي، ولن تصدق مدى بساطة استخدامه وإعداده.
لكن إذا كنت تعمل في شركة تستخدم تقويم جوجل الخاص بها، فسيتعيّن عليك فجأة اكتشاف أفضل السبل لدمج تقويمك الشخصي مع جدول اجتماعاتك الأسبوعيّ.
يمكن أن تبدأ مع تقويم جوجل في الشعور بأنّه أقل بساطة كلما زاد عدد الأحداث التي لديك على جدول أعمالك.
لحسن الحظ، هناك بعض الاختراقات الرائعة والميّزات الخفيّة التي يمكنك استخدامها لتسهيل تنظيم حياتك في تقويم جوجل Google.
فيما يلي 21 من النصائح والحيل والميّزات المفضّلة لدينا المتوفرة في تقويم جوجل.
21 ميّزة لـ تقويم جوجل Google Calendar التي ستجعلك أكثر إنتاجيّة:
1. أنشئ تقاويم جديدة لأجزاء مختلفة من حياتك
عندما تبدأ استخدام تقويم جوجل لأوّل مرّة، يتم إعطاؤك تقويم واحد لتبدأ به – وهو تقويم جوجل الذي يحمل اسمك ضمن “تقاويمي My calendars”.
لذلك، إذا كنت تريد استخدام تقويم جوجل لأغراض متعددة مثل إدارة جدولك الفعليّ، وتخطيط فترات وقت العمل المركّز، وجدولة التذكيرات المتكرّرة فلديك مكان واحد فقط للقيام بذلك.
لكن عندما تعمل بتقويم جوجل واحد فقط، يتمّ التعامل مع كلّ هذه الأشياء على قدم المساواة.
ممّا يعني أنه لا يمكنك بسرعة وسهولة تنفيذ المهام غير المتكرّرة والمهمّة التي لديك لهذا اليوم.
لمقاومة هذا، ما عليك سوى إنشاء تقويم جوجل جديد لكل جزء من حياتك ترغب في متابعته على تقويم جوجل.
كيفية استخدام هذه الميزة:
لإنشاء تقويم جوجل جديد، انقر فوق علامة الجمع الصغيرة (+) بجوار “تقاويمي My calendars”.
سترى خيار “تقويم جوجل جديد New calendar” حدّد هذا الخيار، وقم بتسمية التقويم الجديد، وأعطه وصفاً ومنطقة زمنيّة.
2. جدولة الاجتماعات مع المجموعات باستخدام “تحديد موعد Find a time” أو “الأوقات المقترحة Suggested times”
هل احتجت يوماً إلى ترتيب لقاء مع العديد من الأشخاص الذين لديهم جداول أعمال مزدحمة؟
قد يكون من المزعج حقاً محاولة اكتشاف ما إذا كنت متفرّغاً تماماً.
لحسن الحظ، يحتوي تقويم جوجل في الواقع على ميّزتين يمكنهما القيام بالأعباء الثقيلة نيابةً عنك: “الأوقات المقترحة” أو “تحديد موعد”.
كيفية استخدام هذه الميزة:
لاستخدام أيّ من هذين الخيارين، تأكّد أولاً من أنّك قد أضفت الجميع إلى الحدث الذي يحتاج إلى الحضور.
بعد ذلك، إذا كنت تريد أن يقترح جوجل موعداً للقاء، فما عليك سوى تحديد رابط “الأوقات المقترحة” أسفل أسماء ضيوفك.
ستظهر نافذة منسدلة مع قائمة بالأوقات التي يكون فيها كل ضيف في الاجتماع، بما فيهم أنت، متاحاً بدون أي تعارضات.
“تحديد موعد” هي الطريقة الأخرى للعثور سريعاً على الوقت المناسب لكل ضيف مُدرَج في دعوة الاجتماع.
لاستخدام هذه الميّزة، اختر علامة التبويب بجوار “تفاصيل الحدث Event details” المسمّاة “تحديد موعد Find a time”، وسترى جداول الجميع جنباً إلى جنب ليوم الاجتماع المقصود.
عندما ترى وقتاً لا يوجد فيه أي تعارض بين ضيوفك، انقر فوق هذا السطر من جوجل كالندر لتمييز الوقت واضغط على “حفظ Save” أعلى التقويم جوجل.
3. مزامنة الاجتماعات مع إدارة علاقات العملاء CRM
هل تستخدم إدارة علاقات العملاء Customer relationship management يومياً؟
قد يكون الأمر مُزعجاً بين تقويم جوجل وCRM.
بدلاً من ذلك، تعمّق في إعدادات CRM لمعرفة ما إذا كان هناك تكامل حالي مع تقويم جوجل.
4. مزامنة تقويم جوجل مع برنامج التسويق
إذا كنت ترغب في جعل تقويم جوجل متوافقاً بشكل أكبر مع أنشطتك التسويقية، يمكنك دمجه مع برنامج التسويق.
اقرأ أيضاً: ما هي استراتيجية التسويق وخطوات إنشاء استراتيجية تسويق كاملة
5. إخفاء تفاصيل الحدث
في بعض الأحيان، تكون الاجتماعات التي تستضيفها أو تحضرها ذات طبيعة حسّاسة.
مع ذلك، ضع في اعتبارك أن الباب المغلق ليس هو الطريقة الوحيدة للآخرين لمعرفة ما يحدث بالداخل.
يمكن أن تكشف تفاصيل الحدث في تقويم جوجل أيضاً لبقية المكتب أكثر ممّا تريد.
لضمان تمتّعك بالقدر الذي تحتاجه من الخصوصية أثناء الاجتماعات الأكثر حساسيّة، اضبط الحدث على “خاص Private”.
هذا يمنع الشخص الذي يشاهد جدولك الأسبوعي من رؤية تفاصيل الحدث – اسم الاجتماع والحضور والمرفقات وما إلى ذلك.
بشكل افتراضي، ستكون التسمية العامة على كتلة الحدث ببساطة، “مشغول Busy”.
كيفيّة استخدام هذه الميزة:
لتخصيص تفاصيل أحداث معيّنة في تقويم جوجل، انقر على الحدث من عرض التقويم جوجل وحدّد رمز قلم الرصاص لتعديل تفاصيل الحدث.
في النافذة التي تظهر، ابحث عن رمز حقيبة الملفات أعلى حقل وصف الحدث مباشرةً.
مع تعيين الحقل الأوّل على “مشغول Busy”، انقر داخل الحقل الثاني وحدّد “خاص Private” من القائمة المنسدلة، كما هو موضّح أدناه.
اضغط على الزر الأزرق “حفظ Save” أعلى الشاشة وستكون جاهزاً.
6. أضِف جوجل هانج آوتس Google Hangout إلى الحدث
هل تحتاج إلى إعداد اجتماع وجهاً لوجه عن بُعد وبسهولة؟
ما عليك سوى النقر على الرابط “إضافة مكالمة فيديو Add video call” ، وسيقوم جوجل بإعداد جلسة هانج آوتس Hangout ليستخدمها حاضرو الحدث.
7. إضافة المُرفَقات
لا أعرف شيئاً عنك، لكنني غالباً ما أجد نفسي أحضر الاجتماعات التي تتطلّب منّي الرجوع إلى مستند ذي صلة.
ربّما نعمل جميعاً على تطبيق Google Doc واحد، أو ربما ننكب على جدول بيانات معقّد.
بغضّ النظر، من الأفضل التأكّد من أنّ جميع الحاضرين في الاجتماع لديهم المواد التي يحتاجون إليها قبل بدء الاجتماع حتى لا يضطروا إلى البحث عن ذلك في صناديق البريد الوارد.
يمكن أن يساعدك تقويم جوجل في القيام بذلك، ممّا يسمح لك بإرفاق المستندات مباشرة بالحدث حتى يفتحها المدعوون ويراجعونها.
كيفية استخدام هذه الميزة:
لإرفاق مستند بالحدث، انقر فوق كتلة الحدث من عرض التقويم جوجل وحدد رمز القلم الرصاص لتعديل الحدث، كما هو موضّح أدناه.
بمجرّد دخولك إلى شاشة تحرير الحدث، ابحث عن رمز مشبك الورق أعلى قسم الوصف مباشرةً.
انقر فوق هذا الرمز وستظهر نافذة كبيرة حيث يمكنك تحميل الملفات لإرفاقها مباشرةً من جوجل درايف Google Drive.
عندما تصل إلى نافذة التحميل، يمكنك التبديل إلى علامة التبويب “My Drive” لإرفاق مستندات جوجل وجداول البيانات والعروض التقديميّة الموجودة بالفعل في جوجل درايف.
أو يمكنك النقر فوق علامة التبويب “تحميل Upload” في أقصى يسار النافذة لإرفاق ملفّات غير متّصلة بالإنترنت من جهاز الكمبيوتر.
8. اضبط الساعة العالميّة
هل تعمل مع زملائك الذين يعيشون في جميع أنحاء العالم؟
قد تجد صعوبة في معرفة الوقت المناسب لجدولة الاجتماعات معهم.
لحسن الحظ، يمكنك – من خلال ضبط “الساعة العالمية” في إعدادات تقويم جوجل.
كيفية استخدام هذه الميّزة:
للتحقّق بسرعة من مناطق زمنيّة متعدّدة عند ترتيب الاجتماعات، انقر فوق رمز الإعدادات في الزاوية العلويّة اليمنى من عرض تقويم جوجل.
هذه هي إعداداتك.
بعد ذلك، انتقل إلى قسم “الساعة العالميّة World clock”، وحدّد المربع الأزرق الأول، وحدد المناطق الزمنية التي تريد رؤيتها من عرض التقويم جوجل.
بمجرّد اختيار المناطق الزمنيّة التي تريدها، ارجع إلى عرض تقويم جوجل وسترى ما يلي على الشريط الجانبي الأيسر لتقويم جوجل:
9. اضبط ساعات العمل
ليس كل شخص يعمل من 9 إلى 5، لكنّهم قد يعملون قليلاً مع أولئك الذين يعملون.
إذا كان لديك جدول عمل غير تقليدي لا يتذكّره أيّ من زملائك، فهذه الميّزة تناسبك.
“ساعات العمل Working Hours” هي إعداد ينبّه الأشخاص إذا حاولوا إضافتك إلى اجتماع يقع خارج نطاق الساعات التي تحددها في تقويم جوجل.
من الأفضل النقر على “رفض Decline” ثم المتابعة مع منظم الاجتماع لتذكيرهم بأنّك غير متاح خلال ذلك الوقت.
ينصح جون هول John Hall الشريك المؤسّس للتقويم جوجل، الأشخاص باستخدامها هي اجتماعات سريعة:
“يوجد أسفل إعدادات مدّة الاجتماعات الافتراضيّة خيار إنشاء اجتماعات سريعة.
حدد المربع وستتم جدولة الاجتماعات التي تبلغ مدّتها 30 دقيقة تلقائياً بحيث تستمر لمدّة 25 دقيقة بينما سيتم اختصار الاجتماعات الأطول بمقدار عشر دقائق.
وبهذه الطريقة تصبح ساعات عملك أكثر إنتاجيّة منذ ذلك الحين تنهي الاجتماعات في وقت أقرب ولديك وقت لمتابعة المهام التي لا تجعلك تتجاوز ساعات العمل “.
كيفية استخدام هذه الميزة:
لتمكين ساعات عمل محدّدة على تقويم جوجل، انقر فوق رمز الإعدادات من عرض التقويم جوجل للوصول إلى إعداداتك.
انتقل إلى قسم “ساعات العمل Working Hours”، هنا ستتمكن من تحديد وقت دخولك وخروجك من العمل في كلّ يوم من أيام الأسبوع.
10. إرسال بريد إلكتروني لضيوف الحدث
هل تتذكر الوقت الذي حاولت فيه إرسال بريد إلكتروني إلى مجموعة كبيرة من الأشخاص بخصوص حدث ما؟
ربما كنت تحاول تنسيق نزهة فريق – أو فقط دع الجميع يعرفون أنه يجب عليهم إحضار أجهزة الكمبيوتر المحمولة إلى الاجتماع.
بغضّ النظر، أراهن أنّه من المزعج معرفة من الذي سيحضر الحدث بالفعل والتأكّد من عدم نسيان أي شخص.
حسناً، ستكون ميزة جوجل كالندر هذه مفيدة في المرة القادمة.
كيفيّة استخدام هذه الميّزة:
ما دمت قد أضفت الجميع إلى الحدث الذي يجب أن يذهبوا إليه، يمكنك بسهولة إرسال بريد إلكتروني إلى كل فرد في المجموعة بالنقر فوق حظر الحدث من عرض التقويم جوجل والنقر فوق رمز المغلّف.
بمجرد النقر فوق أيقونة الظرف داخل مجموعة الحدث، سيظهر مربّع إنشاء البريد الإلكتروني.
ما عليك سوى كتابة رسالتك، واكتب عناوين البريد الإلكتروني للأشخاص الذين ترغب في أن يتلقّوها، ثم اضغط على إرسال.
اقرأ أيضاً: ما أهمية التسويق عبر البريد الإلكتروني … الدليل الشامل لت التسويق عبر الايميل
11. إضافة مواقع اجتماعات محدّدة
كيفيّة استخدام هذه الميّزة:
يمكن أن تصبح الخدمات اللوجستيّة للاجتماع غامضة بدون عنوان محدد أو غرفة اجتماعات.
لحسن الحظ، يحتوي تقويم جوجل على ميّزة تعمل على إصلاح كل ذلك.
بدلاً من ذلك النقاش، كان بإمكاني إرسال دعوة تقويم جوجل إلى صديقي مع العنوان المحدّد في مربّع “المكان Where”.
يتكامل مع خرائط جوجل لذلك من السهل جداً معرفة مكان الاجتماع وكيفيّة الوصول إليه.
12. استخدم إشعارات سطح المكتب
كما يمكنك أن تقول الآن، أنا أحب تقويم جوجل ولكن هناك ميّزة واحدة لست من المعجبين بها.
إذا كان لديك تقويم جوجل مفتوحاً كعلامة تبويب في متصفّحك قبل 10 دقائق من الحدث التالي، فإن التحذير لمدة 10 دقائق يقاطع كل ما تفعله ويستحوذ على شاشتك.
انسَ ما كنت تعمل عليه – سيظهر تقويم جوجل فجأة علامة التبويب الخاصة به مع تنبيه كبير منبثق مصحوباً بصوت مزعج. إنها الأسوأ.
لحسن الحظ، هناك إعداد في تقويم جوجل يمكنك استخدامه لجعل الإشعارات أقل إزعاجاً: “إشعارات سطح المكتب”.
بدلاً من مقاطعة عملك، سترى مربّع انزلاق ألطف بكثير من الزاوية العلوية اليمنى من شاشة الكمبيوتر، يعرض اسم الحدث القادم بعد 10 دقائق.
كيفية استخدام هذه الميزة:
لضبط “إشعارات سطح المكتب” في تقويم جوجل، انقر فوق إعداداتك باستخدام رمز الإعدادات في الزاوية العلويّة اليمنى في عرض التقويم جوجل.
مرّر لأسفل إلى “إعدادات الحدث Event settings” وانقر على مربّع “الإشعارات Notifications”، كما هو موضّح أدناه.
بشكل افتراضي، قد يتم تعيين إشعاراتك على أنها “تنبيهات Alerts”، مما يتسبّب في حدوث تحذير مدته 10 دقائق لكل حدث لإيقاف شاشة الكمبيوتر.
بدلاً من ذلك، حدد “إشعارات سطح المكتب Desktop notifications”، وارجع إلى عرض تقويم جوجل، وستكون قد نجحت في تمكين إعلانات الاجتماع اللطيفة.
13. تغيير وقت الإشعار بالحدث
في النصيحة السابقة، تعلّمت كيفيّة تخفيف حدّة الإشعارات التي تتلقاها قبل الاجتماع.
لكن هل تعلم أيضاً أنه يمكنك تغيير عدد الدقائق قبل الحدث الذي تريد أن يتم إعلامك به؟
كيفيّة استخدام هذه الميّزة:
بشكل افتراضي، سيعلمك جوجل قبل 10 دقائق من وقت بدء الحدث.
لتغيير وقت التحذير هذا لحدث معيّن، انقر فوق الحدث من عرض جوجل كالندر، وحدّد رمز القلم الرصاص لتعديل إعدادات الحدث.
في تفاصيل الحدث، ابحث عن رمز الجرس أسفل خط مؤتمرات الفيديو مباشرةً.
مرّر مؤشّر الماوس فوق المربّع المدرج “10” وقم بالتبديل لأعلى ولأسفل باستخدام مفاتيح الأسهم الصغيرة التي تظهر إلى اليمين لتغيير عدد الدقائق مقدّماً التي تريد أن يتم إعلامك بها.
كما ترى أدناه، يمكنك إخبار جوجل بإعلامك بساعات أو أيام أو أسابيع مسبقاً أيضاً.
على يسار “10”، يمكنك تغيير “إشعار Notification” إلى “بريد إلكتروني Email” إذا كنت تفضّل إخبارك بالاجتماعات القادمة عبر البريد الإلكتروني بدلاً من إشعار سطح المكتب.
14. ترتيب خانات المواعيد
هل فكّرت يوماً في دمج “ساعات العمل office hours” حتى يتمكّن الأشخاص الآخرون في شركتك من حجز الوقت معك؟
ربّما تكون مستشاراً بدوام جزئي ولديك ساعات محدودة لحجز الاجتماعات، أو ترغب في تحديد الأوقات التي يمكن لفريقك حجز الوقت معك فيها في أوقات معيّنة من اليوم.
إذا كان أيّ من السيناريوهات المذكورة أعلاه له صدى معك، ففكّر في استخدام خانات المواعيد من جوجل.
تتيح لك خانات المواعيد من جوجل تحديد أوقات محدّدة من اليوم في تقويم جوجل ثم مشاركة هذه الأوقات مع أشخاص محدّدين عبر رابط تقويم جوجل خاص.
عندما ينقر هؤلاء الأشخاص على الرابط، يمكنهم جدولة الاجتماعات معك في أي وقت من الأوقات التي حدّدتها لهم.
إذا وجد مستلمو الرابط وقتاً يناسبهم، فكلّ ما عليهم فعله هو تحديده لحجز حدث خاص معك، بما في ذلك جميع المعلومات التي يحتاجون إليها للاجتماع.
كيفيّة استخدام هذه الميّزة:
لإعداد خانات المواعيد، ابدأ بالنقر فوق أي مكان في عرض التقويم جوجل لإنشاء حدث.
عندما تظهر خيارات الحدث، انقر على “خانات المواعيد Appointment slots”، كما هو موضّح أدناه في أعلى النافذة.
عيّن النطاق الزمني للخانات الزمنية التي ترغب في فتحها للمواعيد، بالإضافة إلى المدة التي يجب أن يكون فيها كل موعد افتراضياً بجوار “الخانات الزمنيّة Slots with duration”.
إذا كنت ترغب في مزيد من التحكّم في مواعيدك، فانقر على “المزيد من الخيارات More Options”، وسيتم نقلك إلى النافذة الموضّحة أدناه.
انقر على “صفحة موعد التقويم جوجل هذا This calendar’s appointment page” للحصول على الارتباط الذي يمكنك بعد ذلك مشاركته مع الأشخاص الذين ترغب في ترتيب المواعيد معهم.
15. تصفّح التقويمات المهمة
هل تريد التأكّد من أنّك تتبّع الإجازات في البلدان الأخرى، أو جدول فريقك الرياضيّ المفضّل، أو فقط وقت شروق الشمس وغروبها كل يوم؟
ستجد هذه التقاويم (والمزيد) على الشريط الجانبي الأيسر لتقويم جوجل.
كيفيّة استخدام هذه الميّزة:
لتصفّح التقويمات الشيّقة وإضافتها، انقر فوق علامة الجمع (+) بجوار “إضافة تقويم جوجل زميل في العمل Add a coworker’s calendar”.
ثم اختر “تصفّح التقاويم المهمّة Browse calendars of interest”.
من هناك، اختر التقويمات التي ترغب في الاشتراك فيها.
16. تنفيذ طريقة عرض مخصّصة
عندما تقوم بإعداد تقويم جوجل لأوّل مرّة، سيكون لديك خيار عرضه كأسبوع أو شهر أو الأيام الأربعة القادمة أو كأجندة.
هذا الخيار “4 أيام”؟
يمكنك تبديل ذلك بفاصل زمني مختلف في خيارات “العرض المخصّص Custom view”.
كيفيّة استخدام هذه الميّزة:
لضبط عدد الأيام التي تراها في عرض جوجل كالندر، انقر على إعداداتك باستخدام رمز الإعدادات في الزاوية العلويّة اليمنى من شاشتك.
مرر لأسفل إلى “خيارات العرض View options”.
انقر على “تعيين عرض مخصّص Set custom view” وحدّد عدد الأيام التي تريد رؤيتها في وقت واحد من عرض التقويم جوجل، كما هو موضّح أدناه.
يمكنك أيضاً إجراء تعديلات أسرع وأكثر عموميّة على واجهة المستخدم مباشرة من عرض تقويم جوجل.
بجوار رمز الإعدادات، سترى مربّعاً، بشكل افتراضي، قد يشير إلى “أسبوع”.
انقر عليه للكشف عن قائمة منسدلة حيث يمكنك تخصيص العرض بشكل أكبر، كما هو موضّح أدناه.
17. شارك تقويمك مع الآخرين
إذا كنت تستخدم تطبيقات جوجل Google Apps لشركتك، فيمكنك أيضاً التحكّم فيمن يمكنه رؤية تقويم جوجل، وما سيرونه، وما إذا كان لديهم أذونات لتعديله.
يمكنك أيضاً جعل تقويم جوجل عاماً، إذا كنت ترغب في ذلك.
كيفيّة استخدام هذه الميّزة:
لتغيير إعدادات المشاركة، انقر فوق علامة (+) بجوار التقويم جوجل المفضّل واختر “الإعدادات والمشاركة Settings and sharing”، كما هو موضّح أدناه.
بعد ذلك، سيتم نقلك إلى الصفحة الموضّحة أدناه. هنا، يمكنك اختيار القيام بأي ممّا يلي:
- اجعل التقويم جوجل عاماً.
- اختر عرض تفاصيل الحدث للجميع في شركتك، أو مجرّد معلومات متواجد / مشغول.
- أضف شخصاً إلى التقويم جوجل واختر الأذونات الفردية الخاصّة به (انظر إلى جميع التفاصيل، وقم بإجراء تغييرات على الأحداث، وإخفاء جميع التفاصيل، وما إلى ذلك).
عند الانتهاء، انقر فوق سهم الرجوع في الزاوية العلوية اليسرى من شاشتك للعودة إلى عرض التقويم جوجل.
ستحفظ جوجل إعدادات التقويم جوجل الجديدة تلقائياً.
18. استخدم اختصارات لوحة المفاتيح
هل تتطلّع إلى تبسيط جهود تقويم جوجل حقاً؟
يحتوي تقويم جوجل على الكثير من اختصارات لوحة المفاتيح لاستخدامها ، مثل:
t = انقل عرض تقويم جوجل إلى اليوم
c = إنشاء حدث
q = إضافة حدث سريع
19. استخدم الاختصارات السريعة للعثور على وقت أو العودة إلى وقتك الحالي
بدلاً من التمرير يدوياً خلال كل شهر للعثور على وقت بعيد في المستقبل، يمكنك كتابة الحرف “G” عندما تكون في تقويم جوجل للعثور بسرعة على تاريخ في المستقبل.
بدلاً من ذلك، إذا قمت بالتمرير بعيداً جداً وتريد أن تجد طريقك للعودة إلى الوقت الحالي من خلال التمرير اليدويّ، فاكتب الحرف “T” للعودة إلى التاريخ / الوقت الحالي.
20. أرسل بريداً إلكترونياً لجميع الضيوف المدعوين
أعترف – لقد كنت مذنباً لإنشاء أحداث ثم فقدت مستلماً أو اثنين عندما حاولت إرسال رسالة تذكير وديّة للمجموعة بأكملها أو معلومات ضروريّة للاطلاع عليها قبل الاجتماع.
لحسن الحظ، باستخدام تقويم جوجل، لن تضطر إلى كتابة كل اسم في الدعوة يدوياً.
بدلاً من ذلك، انتقل إلى الجزء العلوي من الحدث وانقر فوق رمز البريد الإلكتروني، والذي يتيح لك إرسال بريد إلكتروني إلى جميع ضيوفك من داخل التقويم جوجل نفسه:
اقرأ أيضاً: كيف تكتب ايميل تسويقي: أهم 10 نصائح لكتابة بريد إلكتروني مقنع
21. قم بتعيين “المدّة الافتراضية Default Duration” لعقد اجتماعات أقصر، أو “وقت افتراضي Default Time” لإزالة عطلات نهاية الأسبوع من الملخّص على تقويم جوجل
إذا كنت تشعر بالإرهاق من الاجتماعات التي تستغرق 30 دقيقة أو التي تستغرق ساعة والتي تحرمك باستمرار من قدرتك على إنجاز عمل آخر.
ففكّر في تعيين “المدة الافتراضيّة” من 15 أو 20 دقيقة للاجتماعات بحيث، عندما تنظّم بسرعة لعمليّات تسجيل الوصول السريعة، ستضمن أنك قد نظّمت وقتك بكفاءة.
بالطبع، بالنسبة لموضوعات اجتماعات معيّنة، من الضروري استخدام 30 دقيقة إلى ساعة.
لكن إذا كانت غالبيّة اجتماعاتك عبارة عن “متابعة catch ups” أو اجتماعات موجزة 1:1 مع الزملاء.
ففكّر فيما إذا كان بإمكانك توصيل النقاط الرئيسية في 20 دقيقة أو أقل، واحفظ المزيد من التفاصيل الثانويّة لبريد إلكتروني للمتابعة.
بدلاً من ذلك، إذا كنت تستخدم فقط تقويم جوجل لأسبوع العمل، هل تحتاج إلى المساحة المضافة يومي السبت والأحد؟
مت بالنقر على مفتاح تبديل “الأسبوع Week” في الجزء العلوي من تقويم جوجل وقم بإلغاء تحديد “إظهار عطلات نهاية الأسبوع Show weekends”.
وحافظ على عطلات نهاية الأسبوع للاسترخاء ويمكنك حفظ المزيد من الخطط العشوائيّة في الهاتف إذا لزم الأمر.
من الناحية المثاليّة، ستستخدم واحدة أو أقل من هذه الميّزات للتأكّد من أنّك تستخدم تقويم جوجل لصالحك الفريد وتناسب أسلوب حياتك وتفضيلات العمل، بدلاً من قبول الإعدادات الافتراضية.